PELEMBAGAAN STRATEGI

Operasionalisasi suatu strategi harus dilembagakan agar dengan demikian berbagai upaya menerapkan stratgei yang telah ditetapkan itu :

1. tidak merupakan pencerminan dari pandangan atau preferensi seorang atau sekelompok manajer tertentu – seperti manajer puncak – yang sangat mungkin mengibarkan “panji-panji pribadi” dalam memimpin perusahaan.
2. Juga tidak diwarnai oleh interpretasi yang subyektif dari para manajer operasional
3. Lebih dari itu, pelembagaan sangat penting artinya dalam menumbuhkan pemahaman yang seragam di kalangan para pelaksana kegiatan operasional.

Pelembagaan strategi akan lebih menjamin operasionalisasinyta dengan tingkat efisiensi dan efektivitas yang tinggi. Terdapat 3 elemen organisasi melalui mana yang pelembagaan strategi yang sifatnya mendasar dapat dilakukan, yaitu struktur organisasi, kepemimpinan dalam organisasi dan kultur yang dianut oleh organisasi.

STRUKTUR ORGANISASI DAN PELEMBAGAAN STRATEGI

Oragisasi diciptakan sebagai wahana untuk mecapai tujuan tertentu. Agar berbagai upaya yang dilakukan terselenggara dengan tingkat efisiensi, efektivitas dan produktivitas yang tinggi, suatu organisasi perlu dikelola berdasarkan serangkai prinsip tertentu. Berbagai prinsip dimaksud adalah :

1. Kejelasan Tujuan

Tujuan yang ingin dicapai perlu dinyatakan dengan jelas dan eksplisit karena apapun yang kemudian terjadi dalam organisasi dan kegiatan apapun yang diselenggarakan, harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan itu.

2. Kejelasan Misi

Pentingnya kejelasan misi terlihat secara nyata apabila diingat bahwa rumusan misi berperan sebagai ”rambu-rambu” yang harus diikuti dalam penyelenggaraan berbagai kegiatan fungsional dan operasional dalam organisasi yang bersangkutan.

3. Fungsionalisasi

Dalam setiap organisasi terdapat berbagai fungsi yang harus diselenggarakan dalam rangka pencapaian tujuan.

4. Kejelasan Aktivitas

Berbagai aktivitas pada dasarnya dapat digolongkan pada dua kategori yaitu : kegiatan pokok (semua aktivitas yang secara langsung berkaitan dengan usaha pencapaian tujuan, seperti aktivitas di bidang produksi dan pemasaran, yang orientasinya eksternal) dan kegiatan penunjang. (semua aktivitas yang mendukung pelaksanaan tugas pokok, seperti manajemen sumber daya manusia dan kegiatan perkantoran, yang orientasinya internal)

5. Keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab

Keseimbangan keduanya sangat penting karena :

1. apabila wewenang seseorang tidak diimbangi oleh tanggung jawab, tidak mustahil yang bersangkutan akan menampilkan perilaku yang otoriter
2. sebaliknya, apabila seseorang hanya dibebani dengan tanggung jawab tanpa wewenang yang jelas, sangat mungkin yang bersangkutan akan diliputi oleh keraguan dalam bertindak sebab diliputi oleh pertanyaan apakah tindakannya itu masih dalam batas-batas kewenangnya atau tidak.
5. Pendelegasian Wewenang

Pendelegasian wewenang sama sekali tidak berarti bahwa seorang manajer melepaskan tanggungjawabnya terhadap hasil akhir dari penggunaan wewenang yang didelegasikannya itu. Pendelegasian wewenang tidak berarti abdikasi tanggung jawab.

7. Pembagian Pekerjaan

Karena keanekaragaman tugas pekerjaan yang harus diselesaikan yang sering menuntut pengetahuan dan keterampilan serta pertalatan yang spesifik, maka terjadilah pembagian pekerjaan yang diwadahkan dalam berbagai satuan kerja.

8. Kesatuan Arah

Kejelasan tujuan dapat menentukan arah yang harus ditempuh oleh organisasi sepanjang hidupnya. Dengan kesatuan arah, dapat lebih memperkokoh persepsi yang sama dan derap langkah yang seirama un tuk menempuh satu, dan hanya satu, arah tertentu. Menyimpang dari arah tersebut akan berakibat pada inefisiensi kerja

9. Kesatuan Komando

Yang sehari-hari memberikan perintah kepada bawahan tertentu dan berhak meminta pertanggungjawaban haruslah hanya seorang atasan. Apabila tidak, mungkin seorang bawahan akan dihadapkan kepada situasi yang pelik dan membingungkan terutama apabila perintah yang diterimanya dari berbagai sumber tidak konsisten satu sama lain.

10. Rentang Kendali

Makin banyak jumlah bawahan yang dapat diawasi oleh seorang pimpinan apabila :

1. tugas yang dikerjakan oleh para bawahan bersifat rutin
2. prosedur yang harus ditempuh sudah baku
3. standar mutu hasil pekerjaan sudah diketahui dengan jelas dan spesialistik
10. Sentralisasi Versus Desentralisasi

Pengelolaan suatu organisasi ada hala-hal tertentu yang merupakan hak preogatif manajemen. Artinya ada kegiatan tertentu yang diselenggarakan berdasarkan pendekatan sentralisasi. Akan tetapi sebaliknya, tidak sedikit kegiatan yang dapat dan bahkan sebaiknya didesentralisasikan penyelenggraanya. Misalnya, bagi suatu perusahaan yang besar dan beroperasi diwilayah geografis yang luas, pendekatan desentralisasi sering digunakan terutama dalam pengambilan keputusan yang sifatnya operasional dan hanya berlaku bagi suatu wilayah operasi tertentu.

12. Departementalisasi

Seandainya semata-mata didasarkan pada pendapat bahawa organisasi mutakhir menuntut adanya pembagian tugas yang spesialistik, baik dilihat dari sudut pandang pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan oleh para anggota organisasi mapun segi sarana dan prasarana yang digunakan, jelas bahwa prinsip departementalisasi merupakan keharusan pula untuk diterapkan.

Tipologi Struktur Oraganisasi

Dalam upaya memilih struktur yang tepat dari berbagai tipologi stuktur organisasi, pada umumnya tiga komponen yang harus dipertimbangkan yaitu :

1. Kompleksitas berbagai aktivitas yang harus dilakukan
2. Tingkat formalisasi yang berlaku
3. Penerapan konsep sentralisasi versus desentralisasi dalam pengambilan keputusan

Kompleksitas

Karena kompleksitas berbagai kegiatan yang perlu dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran –jangka panjang, jangka sedang dan jangka pendek – serta dalam mengemban misi dan pelaksanaan suatu strategi, dalam organisasi yang besar, terjadi differensiasi berbagai kegiatan tersebut. Tentunya berbagai cara untuk melakukan differensiasi kegiatan dapat ditempuh seperti differensiasi horisontal, differensiasi vertikal dan differensiasi spatial.

Differensiasi horisontal adalah pemisahan secara horisontal antara berbagai satuan kerja dalam organisasi. Makin banyak jneis pekerjaan yang menuntut pengetahuan dan keterampilan yang spesialistik berarti organisasi tersebut semakin kompleks secara horizontal.

Differensiasi Vertikal adalah bentuk hirarki dan berbagai lapisannya dalam organisasi.

Differensiasi Spatial adalah tingkat penyebaran secara geografis dari kantor perusahaan, lokasi pabrik dan tempat tinggal para karyawannya .

Formalisasi

Aspek formalisasi perlu dipertimbangkan dengan matang karena dengan formalisasi sebenarnya perilaku para anggota organisasi sudah diprogramkan sebelumnya. Melalui formalisasi para karyawan tidak lagi mempunyai pilihan alternatif dalam perilakunya karena segala sesuatu nya telah ditentukan dan diatur oleh manajemen.

Sentralisasi versus Desentralisasi

Gaya manajerial dalam pengambilan keputusan pada dasarnya dapat digolongkan pada dua kategori, yaitu gaya manajerial yang berorientasi pada sentralisasi dan gaya manajerial yang berorientasi pada desentralisasi. Gaya yang mana dipilih untuk diterapkan jelas mempunyai implikasi terhadap struktur organisasi yang tepat untuk digunakan.

5 tipe struktur :

1. Organisasi Lini

Tipe organisasi ini merepukan tipe yang paling sederhana dan paling banyak digunakan apabila :

1. Organisasi masih kecil
2. Jumlah karyawan masih sedikit
3. Produk yang dihasilkan perusahaan masih sederhana
4. Pengetahuan dan keterampilan yang dituntut untuk dimiliki para karyawan belum bersifat spesialistik
5. Teknologi yang diterapkan mungkin belum canggih
6. Manajemen masih dimungkinkan melakukan kontak langsung dengan para karyawannya
7. Biasanya pemilik perusahaan tidak dipisahkan dari manajemen
1. Organisasi Lini dan Staf

Perbedaannya tidak hanya terletak pada ciricirinya, tetapi juga adanya deliniasi yang tegas dan jelas antara satuan-satuan kerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan tugas pokok dengan satuan kerja yang tanggungjawabnya ialah menyelenggarakan berbagai tugas penunjang.

3. Organisasi Fungsional

Dalam struktur yang sifatnya fungsional, satuan kerja yang diciptakan dan digunakan terlihat berbagai bidang fungsional dalam organisasi seperti bidang produksi, bidang pemasaran dan penjualan, bidang penelitian dan pengembangan, bidang keuangan, bidang akuntansi, bidang logistik, bidang SDM dan bidang perkantoran.

4. Organisasi Matriks

Jika suatu organisasi menggunakan struktur matriks, yang terjadi adalah bahwa secara sadar diciptakan dua jalur kewenangan karena dalam organisasi matriks fungsi dan produk digabungkan.

5. Organisasi Kepanitiaan (Adhocracy)

Organisasi ad hoc  merupakan suatu bentuk struktur organik yang ciri-ciri utamanya ilalah :

1. tingkat differensiasi horisontal yang tinggi karena para anggotanya berasal dari berbagaia satuan kerja.
2. Tingkat differensiasi vertikal yang rendah karena dalam panitia tidak terdapat hierarki birokrasi yang berlapis-lapis.
3. Tingkat formalisasi yang rendah karena dalam pelaksanaan tugasnya panitia tidak terlalu diikat oleh beranekaragam ketentuan normatif dan formal yang dapat mengurangi daya adaptifnya

PERANAN KEPEMIMPINAN DALAM PELEMBAGAAN STRATEGI

Berbagai peranan para anggota kelompok pemimpin antara lain ialah :

1. Peranannya bersifat interpersonal
2. Peranannya bersfiat informasional
3. Peranan sebagai pengambilan keputusan

Karena tuntutan berbagai peranan tersebut, orang-orang yang memperoleh kepercayaan untuk menduduki berbagai jabatan manajerial perlu :

1. memahami pentingnya ciri-ciri kepemimpinan yang efektif
2. memiliki pengetahuan yang luas
3. memeiliki wawasan yang luas
4. mampu membedakan berbagai jenis kegiatan yang bersifat stratejik, taktis, teknis, fungsional dan operasional
5. memahami pentingnya keseimbangan antara orientasi tugas dan orientasi manusia
6. memiliki kemampuan ”membaca” situasi organisasional secara tepat.

Peranan Manajer Puncak

Peranan manajer puncak – dengan literatur apapun yang bersangkutan dikenal seperti presiden, presiden direktur, direktur utama atau literatur lain yang sejenis -  sangat menentukan dalam manajemen stratejik disoroti dari paling sedikit dua sudut pandang, yaitu :

1. Menjadi katalisator utama bukan hanya dalam kelancaran perumusannya, akan tetapi juga dalam implementasinya.
2. Misi, strategi dan sasaran jangka panjang perusahaan sangat dipengaruhi oleh tujuan pribadi dan nilai-nilai yang dianut oleh manajer puncak.

Penugasan Para Manajer Kunci

Berbagai keunggulan pemanfaatan tenaga manajerial yang sudah ada dalam organisasi antara lain adalah :

1. Mempunyai damapk psikologis yang sangat kuat bagi para anggota organisasi
2. Jika manajemen puncak memutuskan untuk memanfaatkan tenaga manajerial yang sudah terdapat dalam organisasi, mereka sudah mempertahankan tingkat prduktivitas yang mereka tampilkan pada posisi lama
3. Kemampuan kerja tenaga kerja manajerial yang dipromosikan itu sudah menciptakan dan memelihara pola hubungan kerja dengan berbagai pihak
4. Dalam posisinya yang lama, para manajer tertebut sudah menciptakan dan memelihara pola hubungan kerja dengan berbagai pihgak
5. Menjadi pendorong bagi para manajer lainnya

PERANAN KULTUR ORAGNISASI DALAM PELEMBAGAAN STRATEGI

Yang dimaksud dengan kultur organisasi adalah makna kehidupan bersama yang tercermin pada berbagai asumsi penting yang meskipun ada kalanya tidak dinyatakan secara tertulis, diakui dan diterima oleh semua pihak dalam organisasi tersebut.

Yang dimaksud dengan esensialia kultur organisasi yang harus ditumbuhkan dan dipelihara ialah :

1. Kultur organisasi mendorong para anggotanya mengidentifikasi diri dengan organisasi sebagai keseluruhan
2. Kultur organisasi mendorong tumbuhnya semangat kerja tim
3. Kultur organisasi menekankan keterkaitan antara hasil yang dicapai dengan manusia dalam organisasiyang harkat dan martabatnya diakui dan dihargai
4. Kultur organisasi mencerminkan filsafat manajemen tentang pengambilan risiko oleh para bawahannya.
5. Dalam kultur organisasi terlihat dengan jelas bentuk dan sifat pengendalian yang digunakan manajemen puncak untuk mengarahkan dan mengawasi tindak tanduk para bawahanya.

Pengaruh Kultur Organisasi pada Kehidupan Organisasional

Agar kultur menjadi kekuatan bagi organisasi, 5 (lima) aspek kehidupan organisasional penting mendapat sorotan perhatian. Lima aspek  tersebut adalah :

1. Aspek kerja sama
2. Aspek pengambilan keputusan
3. Aspek pengawasan
4. Aspek Komunikasi
5. Aspek Komitmen

Konektivitas Strategi dengan Kultur

Kultur organisasi dapat menjadi kekuatan yang ampuh apabila kultur tersebut konsisten dengan strategi organisasi dan menjadi pendorong yang tangguh bagi terjadinya implementasi yang efektif. Sebaliknya, apabila kultur tidak “seirama” dengan strategi, ia dapat menjadi penghasalng bagi implementasi strategi tersebut.

Pemeliharaan Hubungan Antara Strategi dan Kultur

Berbagai perusahaan menghadapi kondisi yang berbeda-beda dalam mana perusahaan berada. Pemahaman yang tepat tentang kondisi itu menentukan pendekatan apa yang harus ditonjolkan dalam pemeliharaan hubungan yang serasi antara strategi dengan kultur. Pengamatan para ahli menunjukkan bahwa disoroti dari sudut pemeliharaan hubungan dimaksud, empat jenis pendekatan yang dapat digunakan yaitu :

1. Keterkaitan dengan misi
2. Memaksimalkan penerapan prinsip sinergi
3. Mengatasi ketidakserasian antara strategi dan kultur
4. Perumusan kembali strategi baru